Se lancer dans un projet de déménagement d’entreprise est une aventure passionnante mais qui peut aussi s’avérer stressante. Pour ne rien oublier, votre entreprise spécialisée en déménagement professionnel vous présente aujourd’hui la check liste pour un déménagement d’entreprise réussi !
Bien anticiper son déménagement
L’administratif : encore et toujours
Donner votre préavis
La préparation d’un déménagement d’entreprise doit se faire bien avant la date d’emménagement souhaité. La première chose à faire lorsque vous avez décidé de déménager est de définir la période à laquelle vous souhaitez emménager dans vos nouveaux locaux.
Avant de donner votre préavis, il est important de vérifier les conditions de résiliation de votre bail. Après avoir informé votre bailleur que vous souhaitez quitter les lieux, vous pourrez fixer la date exacte de votre déménagement.
Faire établir des devis pour le déménagement
Dès lors que vous savez où et quand vous déménagez, vous pouvez commencer à contacter des entreprises spécialisées en déménagement professionnel pour obtenir des devis. Faire appel à des déménageurs d’entreprise experts dans leur domaine vous facilitera grandement la tâche. TDM Logistic vous propose de faire un devis déménagement d’entreprise gratuit et adapté à vos besoins.
Transférer ou résilier vos contrats de services
Vous devez contacter vos fournisseurs d’électricité, d’eau et d’Internet afin de les informer de la date de votre déménagement. Ils pourront ainsi résilier vos contrats au moment de votre départ ou les transférer directement à votre nouvelle adresse.
Si vous faites appel à des professionnels pour des services tels que l’entretien de vos locaux, vous devez les contacter pour voir avec eux s’ils peuvent intervenir à votre nouvelle adresse. Sinon, vous pouvez dès maintenant chercher une nouvelle entreprise qui pourra intervenir dans votre secteur.
Faites transférer votre courrier
Le temps d’informer vos clients, vos prestataires, vos partenaires ou encore vos fournisseurs de marchandise de votre changement d’adresse, il est possible de faire réexpédier son courrier grâce à Laposte. Vous pourrez ainsi continuer de recevoir votre courrier à votre nouvelle adresse.
Pensez à prévenir dès que possible tous vos contacts de la date de votre déménagement. Cela leur permettra de mettre à jour au plus tôt votre nouvelle adresse dans leurs fichiers et ainsi éviter de potentiels retards de livraison.
Fixer la date de l’état des lieux
Vous devez contacter votre ancien bailleur pour définir avec lui la date à laquelle vous ferez l’état des lieux de sortie. Cette date doit ne doit pas être la même que celle du déménagement car il est indispensable d’avoir le temps de faire les travaux nécessaires pour remettre en état et nettoyer les locaux avant de les rendre.
Préparer son départ et son arrivée
Pensez à l’aménagement des futurs locaux
Selon la taille et la disposition de votre nouvel espace de travail, vous devrez peut-être racheter des meubles. Il est important de bien anticiper cet aspect car les délais de livraison des entreprises d’ameublement peuvent parfois être de plusieurs semaines voire plusieurs mois.
Communiquez avec votre équipe
Déménager peut aussi être stressant pour vos collaborateurs car travailler dans de nouveaux locaux implique des changements dans leur quotidien. Il est important de leur expliquer les différentes étapes que va suivre ce déménagement ainsi que le rôle qu’ils auront à jouer ou non à chaque étape. Si c’est possible, leur faire visiter les nouveaux locaux leur permettra de se projeter plus facilement dans ce nouvel environnement de travail. Pensez à leur communiquer la nouvelle adresse dès que possible afin qu’ils puissent s’organiser notamment au niveau des transports.
Faire le point sur les travaux à effectuer dans les anciens locaux
Anticiper les travaux à faire avant de rendre vos anciens locaux vous permettra de contacter à temps tous les prestataires nécessaires pour effectuer ces réparations. Ils pourront ainsi vous faire un devis et estimer le délai d’intervention requis pour que tout soit prêt au moment de l’état des lieux.
Emballer tout ce qui est possible et faire le tri
Vous pouvez commencer à emballer au fur et à mesure tout ce qui ne vous sera pas utile jusqu’à la date du déménagement. Cela vous fera gagner un temps précieux le jour J. Il est important de faire un inventaire de tout ce que votre entreprise possède pour être sûr de ne rien oublier ou perdre. Ce sera également l’occasion de faire le tri dans ce qui vous servira ou non dans vos nouveaux locaux et ainsi déterminer ce qui doit être jeté et ce qui sera gardé et réutilisé.
Prévoir son emménagement
Les travaux des nouveaux locaux
Si vous avez choisi de faire des travaux de remise en état ou d’aménagement dans vos nouveaux locaux, il est important de réaliser ces travaux lorsqu’ils sont encore vides. Assurez-vous donc que les artisans à qui vous avez confié ce travail aient prévu un délai suffisant pour que tout soit prêt quelques jours avant votre emménagement.
Nettoyer et préparer les nouveaux locaux
Une fois les travaux effectués, vous pouvez faire intervenir une société de ménage pour qu’ils nettoient vos nouveaux locaux. Vous pourrez ensuite commencer à monter votre nouveau mobilier ou faire appel à une entreprise spécialisée dans le montage de meuble. Pensez à faire en avance tout ce qui est possible afin qu’il reste un minimum de choses à faire au moment de l’emménagement.
Effectuer les changements d’adresse auprès de l’administration
Après un déménagement d’entreprise, des formalités administratives sont obligatoires. Il est important de prévenir l’administration du changement d’adresse de votre entreprise. Changer l’adresse de votre siège social est une démarche qui officialise votre déménagement. Pensez à vérifier les dates auxquelles il faut avoir déclaré ce changement afin d’être sûr de rester en règle.
Ce qu’il faut faire le jour J et après
Le déménagement et l’emménagement
Après toute cette préparation, le jour du déménagement est enfin arrivé ! Il faut donc commencer par bien emballer tout ce qui n’a pas pu l’être avant. Le camion de déménagement pourra ensuite être chargé pour emmener toutes vos affaires dans vos nouveaux locaux. TDM Logistic s’en occupe pour vous ! Nous disposons de tout le matériel nécessaire pour transporter vos affaires avec le plus grand soin. Nous nous occupons également du déchargement et du déballage à l’arrivée.
L’installation des nouveaux locaux
Une fois que toutes vos affaires sont arrivées à votre nouvelle adresse, vous pouvez commencer l’aménagement de votre espace de travail. Il est conseillé de refaire un inventaire en déballant pour vérifier que rien n’a été oublié. Une fois que tout est en place, vous pourrez faire découvrir à vos collaborateurs leur nouvel espace de travail !
Préparer les anciens locaux pour l’état des lieux
Une dernière étape vous sépare de la fin de ce déménagement. Si des travaux de remise en état de vos anciens locaux ont été prévus, c’est le moment de les effectuer ! Vous pourrez ainsi arriver sereinement à votre état des lieux et être sûr de récupérer votre dépôt de garantie.
Une fois que vous avez fait l’état des lieux de sortie et que vous avez rendu les clés vous pouvez enfin profiter de votre nouvel espace de travail !
Maintenant que vous connaissez toutes les étapes d’un déménagement d’entreprise, vous pouvez sereinement entamer les démarches. En suivant notre check liste déménagement d’entreprise, vous être sûr que tout se passera au mieux et que vous n’oublierez rien. TDM Logistic vous accompagne à toutes les étapes de votre déménagement d’entreprise, en France ou à l’international.
